Cum ar trebui să  plătești pentru un proiect ERP complet

Elaborează cel mai bun cost pentru implementare

Alexandra Lazar

O sumă mare de bani continuă să fie cheltuită pentru implementarea ERP, dar un studiu recent a arătat că în jur de 54% din proiecte depășesc bugetul planificat. Astfel că, din ce în ce mai multe companii văd ERP ca pe o metodă care îi ajută să fie cât mai competitivi pe piață prin creșterea productivității și practicarea unui business inteligent prin reducerea costurilor inutile și o mai bună gestionare a cheltuielilor neprevăzute.  

Cele două opțiuni principale sunt:

- taxa de licență

- cost de implementare 

Dar înainte de a merge mai departe cu detalii privind ceea ce s-ar putea potrivi proiectului și bugetului tău, iată o enumerare a ceea ce include o implementare standard:

1. Analiza cerințelor specifice

2. Instalarea

3. Configurarea

4. Integrarea

5. Transferul datelor

6. Personalizarea

7. Raportarea

8. Testarea

9. Training

10. Documentația

11. Managementul proiectelor

Deasemenea, trebuie avute în vedere și raporturile tipice pentru estimarea costurilor (preț de software: servicii) asociate cu ERP - 1:1 pentru proiecte simple, de exemplu, se ocupă doar cu software-ul financiar de bază, și 1:2 pentru proiecte mai complexe, de exemplu, ce includ și alte funcții cum ar fi lanțul de distribuție și aprovizionare.

Cine poate să răspundă la întrebări care să te ajute să te decizi la una din cele doua variante, dacă nu un expert în implementarea ERP? Angela Nadeau este CEO la CompuData și este specializată în ERP, Managementul Clienților, servicii IT și tehnologii cloud.

Q: Există într-adevar o singură modalitate optimă de a plăti o implementare ERP?

Angela: Unele companii preferă costul de implementare, altele preferă să plătească licența. Ambele au avantaje și dezavantaje. Cei mai mulți directori pe care i-am întâlnit nu urmăresc doar să de-a lovitura, ci și să reducă riscurile cu care organizațiile lor se confruntă.

Când inițiezi un proiect așa de amplu ca implementarea ERP, dorești să diminuezi cât mai multe riscuri posibile. Sunt probleme de timp și întreruperi, instruirea angajaților și angajările, și, desigur, costurile. Implementarea ERP, în funcție  de dimensiunea companiei și de obiective, poate costa oricât de la sute de dolari pâna la milioane de dolari. Cei mai mulți directori doresc să reducă riscurile depășirii timpului și bugetului alocat. Pentru aceasta, varianta taxei de licență pare să fie cea mai bună variantă.

Q: Care sunt avantajele și dezavantajele taxei de licență?

Angela: În principiu, cu taxa de licență, riscul de a depăși bugetul este împarțit - cumpărătorul de ERP și furnizorul ERP împart acest risc ca o echipa. Chiar daca costul pentru varianta de licență este mai mare decât cel pentru varianta de implementare, este mai sigur pentru client că furnizorul de ERP nu va crește costurile dacă timpul de implementare crește. Scopul este întotdeauna de a implementa o soluție ERP cât mai eficient posibil, utilizând cât mai puțin timp și material, astfel ca ambele parți să fie mulțumite. Împarțind orice risc legat de implementare, atât clientul cât și furnizorul sunt de acceași parte pe tot parcursul procesului.

Q: Care sunt avantajele și dezavantajele costului de implementare?

Angela: Avantajul este că, în general, această varianta este mai ieftină și plătești doar pentru ceea ce folosești. Marele dezavantaj este că furnizorul de ERP nu este motivat să lucreze repede - să furnizeze produsul în cel mai scurt timp posibil. Defapt, unui furnizor fără scrupule îi convine să tragă de timp până finalizează o implementare completă. Asta îl poate costa pe client mai mulți bani.

Q: Poți să ne spui câteva capcane de care se lovesc companiile când e vorba de costurile implementării ERP?

Angela: Când vine vorba de implementarea ERP, sau de oricare altă implementare a unei tehnologii, cea mai rea capcana pe care o companie o poate experimenta este tăierea modulelor. Este probabil cea mai mare greșeală pe care o companie o poate face în ceea ce privește implementarea ERP. Nu o face. Un coordonator de proiect din partea clientului poate lua o hotarâre greșită pe durata procesului de implementare. Cel mai des, aceste decizii greșite sunt de genul ”Nu avem nevoie de asta” sau ”Putem sări peste asta” și, în cele din urmă, se întâmplă că exact aceste renunțări generează mai multă muncă și mai mari costuri pe parcurs. Aproape întotdeauna se ajunge ca pe o companie să o coste mai mult timp și bani să corecteze ceva sau să adauge ceva mai târziu, decât dacă ar fi acceptat de la început o implementare completă  ERP. Renunțarea la module - în orice industrie - este întotdeauna o problemă. Este cumplit la orice nivel de implementare a tehnologiei într-un business.

Q: Ai câteva sfaturi pe care le poți oferii companiilor pentru a le ajuta să mențină un cost cât mai scăzut atunci când caută un serviciu de implementare ERP?

Angela: Planificare. Planificare. Planificare. Am spus ...planificare? Planificarea este cel mai bun și cel mai simplu sfat pe care îl pot da oricărei companii, de orice mărime, cu orice scop pe piață, când vine vorba de implementarea ERP. Este extrem de important pentru o afacere să-și facă o hartă cât mai minuțioasă a proceselor sale. Fiind cât mai bine organizat în timpul planificării strategiilor de început ale implementării ERP, va avea ca rezultat o implementare de succes. Consultantul tău ERP ar trebui să fie implicat în procesul tău de planificare - așa ca amândoi să puteți împărtășii aceleași obiective și să anticipați eventualele schimbări și cerințe noi. Planificarea este cea mai simplă, cea mai eficientă metodă de a menține costurile jos, obiective programate și îndeplinite, pentru toți cei implicați. Este așa de simplu să planifici, colaborezi și comunici la început, decât să revii după ce lucrurile au avansat și să reorganizezi obiective sau, mai rău, să corectezi probleme care nu au fost prevăzute datorită strategiei necorespunzătoare. Planificare. Planificare. Planificare - aceasta este calea spre un ERP de succes.

Sursa: www.odoo.com / Sophia Erib