Cum să organizezi evenimente fără nicio bătaie de cap!

Fă-ți evenimentele să strălucească!

Raluca Bota
 

Aproape fiecare companie, mai mică sau mai mare, trebuie la un moment dat să organizeze un eveniment. Fie că este vorba despre un eveniment restrâns sau de o întâlnire importantă cu angajații și partenerii companiei din toata lumea, se aplică întotdeauna principiile fundamentale ale managementului de evenimente.

La începutul acestui an, s-a organizat evenimetul Zilele Deschise Odoo. Acest eveniment are loc de 5 ani încoace, dar de această dată s-a dorit să fie mai mare și mai bun.

Pentru mica echipă de marketing Odoo a fost o adevărată provocare să organizeze un eveniment pentru 2,000 de participanți cu o durată de 3 zile. S-au organizat multe alte evenimente înaiante, însă pentru unii dintre membrii echipei a fost pentru prima dată când iau parte la un eveniment de o așa amploare.

Pe parcursul săptamânilor de pregătire, s-au învățat lecții importante care îi vor ajuta pe organizatori să facă lucrurile și mai bine pentru următorul eveniment. 

Mai jos se regăsesc câteva concluzii cu privire la pașii care trebuie urmați în organizarea unui eveniment.

 Înainte de eveniment

1. Pregatește și  informează pe toată lumea.

Unul dintre cele mai importante lucruri este să pregătești întreaga companie pentru evenimentul ce urmează. Nu numai echipa de marketing trebuie să fie la curent, ci și echipa de vânzări, departamentul de dezvoltare, contabilitate sau resurse umane. Toata lumea trebuie să fie conștient de importanța evenimentului, de principalele obiective și să știe ce dorește compania să obțină de la acest eveniment.

2. Începe în avans.  

Organizarea unui eveniment de mare amploare trebuie să înceapă cu cel puțin 6 luni înainte. Închiriează locația, găsește vorbitorii, alege cea mai bună companie de catering și multe altele. Poți oferi de asemenea bilete cu reducere pentru cei care cumpară din timp. Intră în parteneriate cu mass media, universitățile și alte asociații care te pot ajuta în atragerea cât mai multor participanți. Începe strategia de marketing foarte devreme- anunță evenimentul pe rețelele de socializare, trimire mail-uri către parteneri, crează invitații VIP pentru cei mai importanți clienți.

3. Asigură-te că toată lumea cunoaște locul de desfășurare și programul evenimentului. 

Dacă veți trece la adresă strict numai numele străzii și numărul,  riscați unii oameni care călătoresc foarte mult, să nu știe țara/orașul unde are loc evenimentul. Crează o o secțiune cu “ informații utile“  pe pagina evenimentului tău, unde să furnizezi informații pentru participanți, de exemplu cum să găsești locația, la ce hotel poți face rezervarea sau detalii despre cele mai bune restaurante care se găsesc în zonă. Scrie instrucțiuni clare despre cum poți găsi ușor locația și pune la dispoziție un număr de telefon pentru urgențe la care participanții care se rătăcesc pot suna să primească ajutor din partea unui  membru al echipei de organizare. Aceste detalii vor face diferența între un eveniment obișnuit și un eveniment foarte bine organizat. Participanții vor aprecia grija dumneavoastră și atenția la detalii și cu siguranță se vor simți onorați să participe la un asemenea eveniment.

O altă  parte importantă o reprezintă o bună documentare facută anticipat. Crează-ți o listă clară cu toate detaliie despre participanți în așa fel încât să poți crea insigne și pachete de bun venit pentru participanții la eveniment, dacă este cazul. Nu este nimic mai neplăcut decât să ai sute de oameni așteptând la recepție deoarece insignele cu numele lor lipsesc sau sunt trecute greșit. Trebuie să aveți dinainte o imagine în detaliu a evenimentului astfel încât fiecare participant să aibă un loc bine stabilit.

În timpul evenimentului 

4. Desemnează o persoană responsabilă pentru fiecare parte a evenimentului. 

Cu scopul de a evita dezorganizarea sau problemele cu prezentările în paralel, trebuie să desemnezi un set de sarcini clare pentru fiecare angajat. Desemnează o persoană responsabilă pentru partea de catering,  una pentru recepție, una pentru organizarea fiecărui atelier de lucru dacă este cazul.

5. Fii pregătit pentru orice.

Pe pargursului unui eveniment de amploare și foarte încărcat se pot întâmpla multe lucruri neprevăzute. Trebuie să fii pregătit pentru un dezastru care ar putea să se întâmple și să ai planul B (să ai și planul  C poate fi de asemena util). Imaginează-ți că cei de la catering nu aduc suficientă mâncare, sau vremea de afară nu îți permite să mai desfășori activitățile exterioare- tu trebuie să fi pregătit pentru a face față mai multor problemelor și să le rezolvi imediat.

6. Adoptă o atitudine pozitivă și o bună stare de spirit. 

Nu contează câte se întamplă sau cât esti de stresat, păstrează-ți zâmbetul și o stare bună de spirit. Acest lucru este mai important decât crezi. Nu vrei ca partenerii, clienții sau ceilalți invitați să te vadă stresat, morocănos și strigând la angajații tăi. Dacă creezi o atmosfera plăcută și pozitivă la eveniment, și oamenii sunt fericiți ( atât angajații cât și participanții), ei se vor bucura de eveniment chiar dacă mâncarea a fost servită rece sau programul a suferit modificări.

După eveniment

.

7. Să nu crezi că după ce evenimentul a luat sfârșit treaba ta este terminată.

Partea imediat următoare evenimentului este crucială. Trimite participanților sondaje și întreabă-i care este părerea lor despre eveniment ( această acțiune îți poate da idei despre cum să organizezi mai bine evenimentul data viitoare, ce să îmbunătățești și ce să faci la fel). Poți de asemenea să le trimiți un e-mail de mulțumire în care să sumarizezi rezultatele evenimentului, să le mulțumești pentru participare și să le oferi o reducere specială pentru alte servicii. Bineînteles, publică fotografiile pe rețelele de socializare, scrie un blog despre eveniment și publică înregistrările video realizate în timpul evenimentului.

8. Analizează și evaluează.

Odată ce evenimentul a luat sfârșit și angajații s-au odihnit, organizează o întâlnire de analiză. Parcurgeți împreună toate impresiile de la persoanele care au participat la eveniment. Puteți găsi cu ușurință punctele vulnerabile, parțile care trebuie îmbunătățite și idei interesante care pot ajuta la o mai bună organizare a următorului eveniment.

9. Spune "Mulțumesc".

Nu în ultimul rând nu uita să le mulțumești angajatilor pentru că au muncit din greu ca acest eveniment să fie un success!

Sursa: www.odoo.com/Miroslava Ganzarcikova