Managementul Proiectelor (II)

Gestionează-ți eficient proiectele cu Odoo

Gabriela Nicolae

După cum spuneam și în prima parte, Odoo îți oferă posibilitatea de a crea proiecte profesionale care vor fi ușor de urmărit și de finalizat. Însă, ca în orice proiect, apar și probleme care trebuie gestionate într-un mod eficient pentru a putea finaliza în timp util proiectul.

Gestionarea sarcinilor și a problemelor

Există posibilitatea de a seta data de început și data de sfârșit a proiectului, precum și să facem legătură între proiectul curent și un alt proiect mai mare de exemplu. Pentru a avea o clasificare clară a sarcinilor care trebuie realizate pentru a finaliza cu succes proiectul, avem posibilitatea să ne definim diferite etape ale proiectului. În acest fel vom avea în permanență o imagine de ansamblu, clară și concisă asupra proiectului nostru.

În general proiectele sunt realizeate de o echipă formată din mai mulți membri. Managerul pentru un proiect este desemnat automat ca persoană interesată de proiect care va urmări toate modificările și noutățile asociate acestuia. Astfel, este absolut necesar să avem o evidență a sarcinilor care trebuie realizate și cui îi este atribuită sarcina respectivă.

După ce proiectul a fost creat, trebuie să adăugăm sarcinile care trebuie îndeplinite pentru proiectul respectiv. Sarcina va fi alocată automat proiectului și va trebui să o definim. Vom adăuga persoana cui îi este atribuită sarcina respectivă și managerul de proiect. În acest fel atât managerul cât și peroana responsabilă vor fi setați ca persoane intereseate care urmăresc modificările atribuite sarciinii respective. Pentru această sarcină putem să adăugăm o descriere și va trebui să setăm un termen limită. De asemenea, pentru stabili dacă o sarcina este prioritară.

Putem, de asemenea, să adăugăm note interne referioare la o anumită sarcină, astfel încât toate persoanele interesate să aibă acces la informații și să urmărească gradul de evoluție al acesteia. Totodată, pentru o anumită sarcină putem defini diverse etichete sugestive și ulterior să facem căutare după sarcinile care au o anumită etichetă.

Putem să creăm o adresă de mail specifică pentru un anumit proiect astfel încât orice email primit la adresa respectivă să poată fi transformat într-o sarcina sau într-o problemă care trebuie rezolvată. Clienții pot semnala problemele care le întâmpina la o adresă de mail de unde rezolvarea ei poate fi gestionată foarte ușor. La fel ca în cazul unei sarcini,  pentru soluționarea unei probleme pot fi definite mai multe etape pentru a urmării evoluția acesteia. După ce problema a fost soluționată putem vizualiza diferite statistici cu privire la timpul efectiv de soluționare al acesteia.

Toate aceste opțini va pot ajuta să va optimizați activitatea. Sarcinile care trebuie realizate pentru a duce un proiect la final vor fi clasificate într-o maniera profesionistă.

Șabloane

Odoo ne oferă posibilitatea de a realiza șabloane pentru proiecte, astfel încât mai apoi să putem să creăm cu un singur click noi proiecte care să aibă la bază aceste setări. Din detaliile proiectului putem să stabilim ce stadii va avea proiectul și putem să realizăm unele noi. Când am terminat de stabilit toate detaliile și setările pentru un proiect, doar facem click pe Setați ca șablon și acesta va fi salvat automat pe mai târziu.

Avem posibilitatea de a vedea toate șabloanele realizate prin căutarea după cuvântul cheie Șablon, iar de acolo putem alege șablonul dorit. Apoi putem să realizăm proiecte cu un singur click, unde trebuie doar să adăugăm clientul și să stabilim alte setări dacă este cazul.

După ce începe munca la un proiect, timpul petrecut pentru realizarea unei sarcini poate fi înregistrat pentru a putea face comparație între timpul estimat și timpul petrecut efectiv pentru realizarea sarcinii.

Există două variante de  vizualizare a evouției sarcinii în funcție de timpul consumat: în modul Kanban sau sub forma de lista. În ambele moduri de vizualizare se poate observa timpul estimat pentru sarcina respectiva, timpul consumat și timpul rămas. În acest fel vom avea în permanență informații referioare la evoluția sarcinii și la timpul rămas pentru îndeplinirea ei.

Odoo ofera o multitudine de instrumente care pot fi adaptate fiecărui proiect pentru a te ajuta să optimizezi modul de realizarea a sarcinilor și timpul consumat. Poți să planifici și să urmărești realizarea proiectului în diferite moduri de vizualizare pentru a avea o imagine cât mai clara și mai reală asupra evoluției acestuia. Sarcinile pot fi gestionate în modul de vizualizare Kanban, putem să urmărim  planificarea acestora în modul se vizualizare Gantt și să verificăm termenele limită în modul de vizualizare Calendar.